Solliciteren mag ook prettig zijn
Laten we eerlijk zijn: het sollicitatieproces is voor niemand een favoriete bezigheid. Voor kandidaten is het spannend en soms frustrerend, ook voor mensen met jaren ervaring. Want of je nu twintig of twee jaar werkt, je stelt jezelf kwetsbaar op. En voor werkgevers is het balanceren tussen snelheid, beleid, collega’s met uiteenlopende meningen en stapels brieven die allemaal op elkaar lijken. Zij willen met een goed sollicitatieproces natuurlijk de beste match vinden, liefst snel en efficiënt.
Tussen die twee werelden gaat er dan ook nog weleens iets mis. Een wat afstandelijke vacaturetekst, een automatische ontvangstmail, een selectie die te strak op het profiel is afgesteld… en hup, daar gaat een goede kandidaat door de mazen van het net.
En toch: hoe een organisatie met sollicitanten omgaat, zegt vaak méér dan welke arbeidsvoorwaarden of employer branding-campagne ook. De ervaring van één sollicitant vertelt het echte verhaal.
Gelukkig kan het anders – en leuker. Hier vijf tips om sollicitanten op een prettige, menselijke manier te behandelen (zelfs als je ze uiteindelijk niet aanneemt).
1. Schrijf een vacaturetekst die naar koffie ruikt
en niet naar ‘copy-paste’ of langdradig en oersaai
Ervaren kandidaten ruiken het meteen: de functietekst die al sinds 2018 op de website staat, met wat nieuwe buzzwoorden erin geplakt.
En ook als een vacaturetekst langs zes afdelingen en drie managers moet en daarna klinkt als een beleidsstuk, prikken ervaren kandidaten daar moeiteloos doorheen.
Een frisse vacaturetekst voelt als een gesprek. Ze laat zien wie je bent, wat er écht belangrijk is, en waar iemand blij van wordt.
Voorbeeld:
“We zoeken iemand die blij wordt van orde in de chaos… en collega’s met humor kan helpen om hun planning wél af te maken.”
Dat zegt meer over de organisatie dan: ‘Wij bieden een dynamische werkomgeving met korte lijnen en met ruimte voor eigen initiatief.’
Pro tip: test de vacaturetekst even op een collega die níet in hr zit. Als die zegt “hé, dit klinkt leuk”, dan zit het goed.
2. Laat de ontvangstbevestiging een glimlach oproepen
en geen automatische afhaakmail zijn.
“Bedankt voor je sollicitatie. We nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.”, wat meestal betekent: “geen idee wanneer, maar misschien ooit”.
Iedereen kent dat mailtje. Niemand gelooft het nog.
Probeer dit eens:
“We hebben je sollicitatie ontvangen en gaan er serieus goed naar kijken. En ja, geen zorgen: hier leest iemand van vlees en bloed je brief. Je hoort uiterlijk volgende week van ons, ook als het geen match is.”
Dat kost vijf seconden meer, maar zet de toon voor de rest van het proces.
3. Kijk verder dan het profiel – ontdek de mens achter het cv
Dé bottleneck
Hier gaat het in de praktijk vaak mis. De selectie. Werkgevers selecteren op wat iemand heeft gedaan in plaats van waarom en hoe.
We zoeken ’de perfecte match’, terwijl de beste kandidaat zelden 100% in het hokje past.
Ervaren werkzoekers – met loopbanen vol reorganisaties, functiemixen en omwegen – vallen hierdoor te vaak buiten de boot. Terwijl ze vaak precies kunnen wat nodig is, alleen in andere woorden.
Zo maak je de selectie eerlijker (én slimmer):
- Gebruik het cv als gesprekstarter, niet als filter. Lees tussen de regels door.
Een ‘gat’ in het cv? Vraag nieuwsgierig wat iemand in die periode deed. Vaak hoor je verhalen over mantelzorg, ondernemerschap of bijscholing – waardevolle levenservaring die niet in een profiel past, maar wel goud waard is in de praktijk. - Durf van het functieprofiel af te wijken en de 80/20-match te omarmen.
Soms is iemand 80% match en 20% verrassing. Juist die 20% kan de frisse blik zijn die je in een team nodig hebt. De 80/20 match wil leren, brengt vaak meer energie dan de perfecte kandidaat die vooral wil herhalen wat die al kan. - Herken waarde achter woorden. Let op motivatie, niet alleen op taal.
Niet iedereen verkoopt zichzelf soepel. Sommige kandidaten zijn bescheiden briefschrijvers, maar wél fantastische collega’s. Als de inhoud van de brief oprecht is, bel dan gewoon even. Een kort gesprek zegt meer dan een perfect geformuleerde alinea. - Gebruik de ervaring van de kandidaat als spiegel.
Vraag: “Wat zou jij als eerste aanpakken als je morgen begon?”
Zo krijg je inzicht in iemands denkvermogen en ontdek je of iemand begrijpt wat er echt speelt – iets wat geen profieltekst ooit kan vangen – zonder in het cv te blijven hangen.
Kortom: selecteer niet perfectie of op de mooiste woorden, maar op potentie, persoonlijkheid en het vermogen om waarde toe te voegen. De beste professionals zijn vaak degenen die niet precies in je profiel passen… maar er wel een beetje aan durven sleutelen.
4. Maak van het gesprek een ontmoeting
en vooral géén auditie
De ervaren sollicitant heeft de standaardvragen al honderd keer gehoord:
“Wat zijn je sterke en zwakke punten?”
Het is effectiever (en veel leuker) om een gesprek te voeren tussen vakmensen.
Zet de toon:
“Laten we dit gewoon zien als een goed gesprek tussen twee mensen die allebei iets te bieden hebben.”
En stel eens iets onverwachts:
“Wat heb je in eerdere banen geleerd dat je níet meer wilt doen?”
of
“Wanneer had je voor het laatst het gevoel: nu doe ik precies waarvoor ik dit werk gekozen heb?”
Dat levert echte gesprekken op, geen auditiegevoel.
5. Wees ook bij een afwijzing een goed visitekaartje
Een eerlijke afwijzing is geen koude boodschap, maar een teken van professionaliteit.
Ze zegt tegen de kandidaat: “Je bent gezien, je bent serieus genomen, en je krijgt een eerlijk antwoord.”
Dat maakt het verschil tussen een negatieve ervaring en iemand die – ook al kreeg hij of zij de baan niet – positief over een organisatie praat.
Een kleine moeite, groot verschil:
“We hebben genoten van je verhaal over dat project dat je redde met koffie, humor en een whiteboard. Helaas past deze rol qua timing niet helemaal, maar we onthouden je graag voor de toekomst. Vind je dat oké?”
of
“We waren onder de indruk van je enthousiasme en vernieuwingsdrang en we willen je bedanken voor het inspirerende gesprek; je energie werkte aanstekelijk. Mocht er een positie ontstaan waar pionieren belangrijker is dan beleid, nemen we graag contact op.”
Eén persoonlijke zin maakt het verschil tussen “jammer” en “jammer, maar wél een fijne club daar”.
En tot slot – voor de werkzoeker aan de andere kant van de tafel
Laten we eerlijk zijn: er valt in werkgeversland nog best wat te winnen.
Niet elke vacaturetekst ruikt naar koffie, niet elk gesprek is een ontmoeting, en niet elke afwijzing voelt als een compliment. Maar het verandert – stap voor stap. Steeds meer hr-professionals beseffen dat ‘de beste kandidaat’ niet altijd degene is met het gladste cv, maar degene die het verschil maakt op maandag om 10.00 uur, als het echt ergens over gaat.
Dus als je na een afwijzing denkt: “Lag het nou aan mij?” weet dan dat het soms gewoon aan het proces ligt.
Blijf jezelf goed verwoorden, blijf nieuwsgierig en blijf laten zien wat je toevoegt, niet alleen wat je deed.
Want ergens zit die organisatie die denkt: “Hé, zo iemand met humor, lef en een whiteboard – dat is precies wie we nodig hebben.”
En tot die tijd?
Zet koffie, adem rustig uit en onthoud: soms moet je gewoon een paar sollicitaties overleven om de juiste te vinden.
